WUBERA KI-Demo Datenschutz- und Aufbewahrungskonzept

Arbeitsfassung für die zentrale Datenschutz- und Daten-Governance-Struktur der WUBERA Demo- und KI-Tools. Diese Seite beschreibt das technische und organisatorische Zielmodell und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.

Ziel

WUBERA möchte alle Demo- und KI-Anwendungen über eine zentrale Datenschutz-, Login- und Credit-Struktur betreiben. Nutzer sollen nicht für jede einzelne Anwendung eine andere Datenlogik, andere Speicherfristen oder separate Datenbanken akzeptieren müssen.

Das Zielmodell ist:

login.wubera.de
→ zentrale Identität
→ eine zentrale Demo-/KI-Vereinbarung
→ zentrale Credits
→ zentrale Daten- und Aufbewahrungsregeln
→ einzelne Anwendungen als kontrollierte Clients

Zentrale Grundsätze

• Ein Login für alle geschützten WUBERA-Demos.
• Eine zentrale Vereinbarung für alle Demo- und KI-Tools.
• Ein zentrales Credit-Guthaben statt getrennter App-Guthaben.
• Klare Kosten pro Anwendung.
• Klare Speicherdauer für hochgeladene Inhalte.
• Keine Nutzung von Demo-Inhalten zum Training öffentlicher KI-Modelle ohne gesonderte Vereinbarung.
• Daten sollen nur so lange gespeichert werden, wie es für den Demo-Zweck notwendig ist.

Welche Daten können betroffen sein?

• E-Mail-Inhalte für Klassifikation oder Antwortvorschläge.
• PDFs und Dokumente für Analyse, Zusammenfassung oder Chat.
• Ideen, Kampagnen, Produktbeschreibungen und Texte.
• Prompts, Fragen und erzeugte Ergebnisse.
• Konto-, Login-, Credit- und Auditdaten.

Geplante Standard-Speicherfristen

Datenart	Standard	Nutzeroptionen
E-Mail-Inhalte	24 Stunden	sofort löschen, 24h, 7 Tage, 30 Tage
PDFs und Dokumente	7 Tage	nach Verarbeitung löschen, 7 Tage, 30 Tage, 90 Tage
Ideen und Konzepte	30 Tage	7 Tage, 30 Tage, 90 Tage
generierte Ergebnisse	30 Tage	löschen, 30 Tage, 90 Tage
temporäre technische Dateien	max. 24 Stunden	nicht frei wählbar
Sicherheits- und Auditlogs	ca. 180 Tage	nicht frei wählbar
Credit- und Nutzungsnachweise	bis zu 3 Jahre	nicht frei wählbar

Nutzerkontrolle

Geplant ist eine Kontoeinstellung, mit der Nutzer eine Standard-Speicherdauer für Demo-Inhalte wählen können:

• nach Verarbeitung löschen;
• 24 Stunden;
• 7 Tage;
• 30 Tage;
• 90 Tage.

Für sensible Uploads soll zusätzlich pro Upload eine kurze Speicherdauer gewählt werden können.

Interner Workflow

1. Nutzer meldet sich über login.wubera.de an.

2. Nutzer akzeptiert die aktuelle WUBERA Demo- und KI-Tools Vereinbarung.

3. Nutzer erhält ein zentrales Demo-Credit-Guthaben.

4. Vor Upload oder Verarbeitung zeigt die Anwendung Zweck, Kosten und Speicherdauer an.

5. Die Anwendung registriert den Upload zentral als Datenobjekt.

6. Die Anwendung verarbeitet den Inhalt nur für den ausgewählten Zweck.

7. Die zentrale Plattform löscht Inhalte nach Ablauf der Speicherdauer.

8. Nutzer können künftig gespeicherte Demo-Inhalte einsehen und löschen lassen.

Technische Zielstruktur

Zu jedem Upload oder jeder Eingabe soll zentral gespeichert werden:

• Nutzer-ID;
• Anwendung;
• Art der Eingabe;
• Zweck der Verarbeitung;
• Rechtsgrundlage;
• gewählte Speicherdauer;
• Löschdatum;
• Speicherort;
• Verarbeitungsstatus;
• eingesetzte technische Dienstleister.

Besonders sensible Daten

Die allgemeinen Demos sind nicht dafür gedacht, besonders sensible personenbezogene Daten zu verarbeiten, etwa Gesundheitsdaten, politische Meinungen, religiöse Überzeugungen, biometrische Daten, Daten von Kindern oder Berufsgeheimnisse. Solche Daten sollten nur in ausdrücklich dafür freigegebenen und gesondert geprüften Workflows verarbeitet werden.

Weiterentwicklung

Die nächsten technischen Schritte sind:

1. zentrale Vereinbarungs- und Akzeptanzverwaltung;

2. zentrale Retention-/Speicherfrist-Einstellungen;

3. zentrale Registrierung von Datenobjekten;

4. Löschjobs für abgelaufene Inhalte;

5. Nutzer-Dashboard für Credits, Uploads und Löschung;

6. Subprozessoren- und Dienstleisterübersicht.